Privacyverklaring en bescherming gegevens

Jij hebt rechten als het gaat om jouw persoonsgegevens. Je kunt vragen welke gegevens de gemeente van jou heeft. Je kunt ook vragen om jouw gegevens aan te passen, te verwijderen of tijdelijk niet te gebruiken. Dit vraag je online aan. 

Om je goed te helpen, hebben wij informatie van jou nodig. Wij willen weten welke gegevens je wilt opvragen, voor welke dienst jouw gegevens zijn gebruikt en in welke periode jouw gegevens in onze systemen zijn gekomen. Een dienst is bijvoorbeeld het aanvragen van een paspoort. 

Je kunt alleen vragen om inzage in jouw eigen gegevens. Daarom gebruik je DigiD voor deze aanvragen. DigiD is een veilige manier om online te laten zien wie je bent. Kun je de formulieren niet gebruiken? Dan kun je een afspraak maken via privacy@veenendaal.nl(Verwijst naar een e-mailadres). 

Recht op inzage

Je mag weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Verwerken betekent bijvoorbeeld verzamelen, opslaan, bekijken, aanpassen of verwijderen. Een AVG-inzageverzoek geeft jou inzicht in welke persoonsgegevens wij van jou gebruiken in een proces. Je ziet ook of wij dat volgens de wet doen. Dit recht geldt alleen voor jouw eigen gegevens. Naar formulier AVG-inzageverzoek(Verwijst naar een externe website).

Recht op correctie

Je kunt ons vragen jouw gegevens aan te passen of aan te vullen als ze niet kloppen of niet compleet zijn. Naar formulier AVG-verzoek(Verwijst naar een externe website). 

Recht op vergetelheid

Je kunt ons vragen jouw gegevens te verwijderen. Dit kan als de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Dit kan ook als wij jouw gegevens in strijd met de wet gebruiken. Soms moeten wij gegevens volgens de wet bewaren. Dan kunnen wij ze niet verwijderen. Dat kan bijvoorbeeld bij een aanvraag voor een uitkering of subsidie. Naar formulier AVG-verzoek(Verwijst naar een externe website).

Recht op beperking

Je kunt ons vragen jouw gegevens tijdelijk niet te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld als je vindt dat wij onjuiste gegevens over jou gebruiken en wij dit moeten onderzoeken. Naar formulier AVG-verzoek(Verwijst naar een externe website).

Recht om te stoppen met het gebruik van jouw gegevens

Je kunt ons vragen te stoppen met het gebruik van jouw gegevens als er bijzondere omstandigheden zijn in jouw situatie. Beschrijf dan duidelijk wat die omstandigheden zijn. Naar formulier AVG-verzoek(Verwijst naar een externe website).

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je mag in sommige situaties jouw persoonsgegevens meenemen naar een andere organisatie. Dat kan bijvoorbeeld als wij een overeenkomst met jou hebben. 

Recht van bezwaar

Je mag bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens. Wij kijken dan naar wat belangrijk is voor jou en naar wat belangrijk is voor de gemeente. Daarna nemen wij een beslissing. Let op: dit is niet hetzelfde als bezwaar maken tegen een besluit van de gemeente.

Recht om toestemming in te trekken

Als wij jouw gegevens gebruiken omdat je toestemming hebt gegeven, dan mag je die toestemming later intrekken. 

Recht om een klacht in te dienen

Je mag een klacht indienen als je ontevreden bent over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

De gemeente verwerkt gegevens over jou in de Basisregistratie Personen (BRP). De BRP is de landelijke administratie waarin staat wie in Nederland woont. Voor jou is dit jouw inschrijving als inwoner van de gemeente Veenendaal. Je kunt jouw gegevens in de BRP bekijken via MijnOverheid(Verwijst naar een externe website). Wil je iets laten veranderen in de BRP? Neem dan contact op met de gemeente via (0318) 538 538(Verwijst naar een telefoonnummer). 

Gegevens in de BRP

In de BRP staan deze gegevens over jou: naam, geslacht, Burgerservicenummer (BSN), A-nummer, nationaliteit, verblijfstitel als je niet de Nederlandse nationaliteit hebt, woonadres, of je mag stemmen bij verkiezingen, of je een paspoort of identiteitsbewijs hebt of hebt aangevraagd en hoe lang dit geldig is, gezinssamenstelling, burgerlijke staat en of je onder gezag staat of onder curatele. Het A-nummer is een uniek nummer waarmee je in de BRP staat. Onder curatele betekent dat een rechter heeft besloten dat iemand belangrijke beslissingen niet zelf mag nemen. 

De gegevens in de BRP kunnen veranderen. Bijvoorbeeld als je verhuist of trouwt. Bij het bijhouden van wijzigingen verwerken wij jouw naam, huidige adres, eerdere adressen, geboortedatum, BSN, burgerlijke staat en nationaliteit. Soms verwerken wij ook gegevens over jouw gezinssamenstelling en gegevens over jouw kinderen. 

Bezwaar tegen gebruik van jouw contactgegevens

Als je iets aanvraagt aan de balie of een formulier invult op de website, vragen wij soms jouw telefoonnummer en e-mailadres. Wij bewaren deze gegevens in het BRP-systeem. Zo kunnen wij je bijvoorbeeld laten weten wanneer je jouw rijbewijs of reisdocument kunt ophalen. 

Wil je niet dat medewerkers van het Klant Contact Centrum (KCC) jouw telefoonnummer of e-mailadres voor andere situaties gebruiken? Dan kun je bezwaar maken via het online formulier.

Een uittreksel uit de BRP of een akte aanvragen

Als je een uittreksel uit de BRP of een akte aanvraagt, verwerken wij persoonsgegevens van jou. Een uittreksel uit de BRP is een officieel bewijs met gegevens uit de Basisregistratie Personen. Een akte is een officieel document van de burgerlijke stand, bijvoorbeeld over geboorte, huwelijk of overlijden. 

Wij verwerken bij deze aanvraag de volgende gegevens: je naam, je huidige adres en eerdere adressen, je geboortedatum, je burgerservicenummer (BSN), je burgerlijke staat, de samenstelling van jouw gezin, je nationaliteit en je betaalgegevens. 

Wij verwerken jouw gegevens op deze manier. Je neemt contact op met de gemeente om een uittreksel aan te vragen. Dat kan een uittreksel zijn uit de BRP of uit de burgerlijke stand. Daarna controleren wij jouw identiteit. Gebruik je het webformulier? Dan controleren wij jouw identiteit online met DigiD. Daarna betaal je. Tot slot ontvang je het uittreksel via de post of aan de balie. 

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij moeten zorgen dat de administratie van inwoners klopt en volledig is. Dit is een wettelijke taak. Een wettelijke taak betekent dat de wet zegt dat wij dit werk moeten doen. 

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring over jouw verleden met het Openbaar Ministerie. Het Openbaar Ministerie onderzoekt en vervolgt strafbare feiten. Met een VOG laat je zien dat jouw gedrag uit het verleden meestal geen bezwaar is voor een taak of functie. 

Als je een VOG aanvraagt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens: je naam, je adres, je geboortedatum, het doel van de aanvraag en je betaalgegevens. 

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij een wettelijke taak hebben om ervoor te zorgen dat je een VOG kunt aanvragen. 

Wij bewaren jouw gegevens voor deze aanvraag maximaal 7 jaar. Soms verwijderen wij jouw gegevens eerder. Klopt jouw aanvraag niet? Dan verwijderen wij jouw gegevens na 1 jaar. Klopt jouw aanvraag wel? Dan sturen wij jouw aanvraag door naar het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Daarna verwijderen wij jouw aanvraag na 7 jaar. 

Uitkering aanvragen

Als je een uitkering aanvraagt, verwerken wij deze gegevens: contactgegevens, geslacht, BSN, geboortedatum, nationaliteit of verblijfsstatus, burgerlijke stand, gezinssamenstelling, handtekening, woonsituatie, financiële situatie, inkomen, schulden, bezittingen en bankgegevens. 

Wij gebruiken jouw gegevens voor uitkeringen volgens de Participatiewet (PW), het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (Bbz), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ). Deze wetten regelen wanneer iemand recht heeft op financiële hulp van de gemeente. 

Wij verzamelen jouw gegevens voor deze doelen: controleren of je recht hebt op een uitkering of vergoeding, een uitkering of vergoeding uitbetalen, loonkostensubsidie aan werkgevers beoordelen en geven, je begeleiden bij re-integratie en de Wet Poortwachter, mogelijke fraude controleren, een uitkering stoppen of te veel betaalde uitkering terugvragen. 

Als je een uitkering aanvraagt, deel je jouw gegevens met ons. Als dat nodig is, deel je ook gegevens van jouw huisgenoten, ex-partner, partner en kinderen. Wij controleren of de gegevens compleet zijn. Ook halen wij gegevens op uit het SUWI-register. In het SUWI-register staat of je al geld krijgt van de overheid. 

In een vervolggesprek kunnen wij je vragen om meer gegevens te delen. Daarna nemen wij een besluit. Krijg je geen bijstand? Dan verwijderen wij jouw persoonsgegevens na 5 jaar. Trek je de aanvraag in? Dan verwijderen wij jouw persoonsgegevens na 1 jaar. Krijg je wel bijstand? Dan kunnen wij jouw gegevens delen met andere partijen, zoals de Belastingdienst en het UWV. 

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij moeten zorgen dat inwoners bijstand krijgen als zij daar recht op hebben. Wij bewaren deze gegevens maximaal 10 jaar nadat de bijstand stopt. Soms verwijderen wij gegevens eerder. Wij beschermen jouw gegevens volgens de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten. Dit zijn landelijke beveiligingsregels voor gemeenten. 

Aanmelding bij een basisschool

Als je jouw kind aanmeldt bij een basisschool, verwerken wij gegevens van jouw kind. Het gaat om naam, adresgegevens, geboortedatum en inschrijving op een voorschool. 

Wij verwerken ook gegevens over de ouder of ouders. Het gaat om contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, burgerservicenummer (BSN), gegevens over het gezin en de school waarop jouw kind wordt geplaatst. 

Wij hebben de taak om te zorgen dat alle jongeren in Veenendaal naar school gaan. Wij bewaren deze gegevens maximaal 1 jaar en 3 maanden. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Unie (EU). De EU is een groep Europese landen die samen afspraken maakt. 

Controle leerplicht

De leerplichtambtenaar controleert of ouders en kinderen zich houden aan de leerplicht. Leerplicht betekent dat kinderen volgens de wet naar school moeten. Soms voeren wij een controle uit. 

Bij een controle verwerken wij contactgegevens van de leerling en van de ouder of verzorger. Het gaat om naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Ook verwerken wij deze gegevens van de leerling: BSN, geslacht, nationaliteit, gegevens over afwezigheid op school, geboorteplaats en geboortedatum, naam van de school, dossiernummer en A-nummer. Het A-nummer is het nummer waarmee de leerling in de BRP staat. 

Soms verwerken wij ook gegevens over persoonlijke omstandigheden. Dat zijn situaties waardoor een leerling misschien niet meer naar school gaat. Bijvoorbeeld problemen op school. Wij verwerken deze gegevens alleen als dat nodig is voor de controle. 

Als een leerling te vaak afwezig is, stuurt de school een bericht naar de gemeente. De school deelt dan persoonsgegevens met de gemeente. De gemeente onderzoekt daarna wat er aan de hand is. Is er hulp nodig? Dan onderzoekt de gemeente hoe de leerling verder geholpen kan worden. 

Als dat nodig is, delen wij gegevens met andere partijen. Dat kunnen zijn: de school, Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), Veilig Thuis, jeugdzorgorganisaties, Bureau Halt, politie, het Openbaar Ministerie en andere gemeenten. Wij kunnen ook gegevens van deze partijen krijgen. Wij delen jouw gegevens alleen als dat nodig is. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU. Wij bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar. 

Leerlingenvervoer

Als een leerling gebruikmaakt van leerlingenvervoer, verwerken wij gegevens van de leerling en de ouders. Leerlingenvervoer is vervoer naar school voor leerlingen die daar recht op hebben. 

Wij verwerken deze gegevens: voor- en achternaam, BSN, contactgegevens van de ouders, geboortedatum, rekeningnummer van de ouders, school waar de leerling staat ingeschreven, gezinssamenstelling, de baan en werktijden van de ouders en soms extra gegevens. Dat kunnen bijvoorbeeld gezondheidsgegevens zijn als de leerling daarom naar een speciale school gaat. 

Als je leerlingenvervoer aanvraagt, vragen wij extra informatie op bij DUO. In de brontekst staat dat wij persoonsgegevens van de leerling delen met het vervoersbedrijf als wij besluiten dat de leerling geen leerlingenvervoer krijgt. Wij verwijderen de gegevens na 5 jaar. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU. Wij laten geen besluiten door de computer maken. Wij verwerken deze gegevens omdat wij moeten zorgen dat alle jongeren in Veenendaal naar school kunnen. 

Controleren van jouw voertuig bij parkeercontrole 

Bij parkeercontrole verwerken wij deze gegevens: je naam, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, burgerservicenummer (BSN), geboortedatum, een foto van het voertuig met jouw kenteken, de locatie waar de foto is gemaakt als een scanauto jou controleert, gegevens over jouw parkeervergunning en betaalgegevens. 

Een scanauto of handhaver maakt een foto. Een systeem bekijkt automatisch of er mogelijk een overtreding is. Automatisch betekent dat een computer dit eerst controleert. Geeft het systeem aan dat er een overtreding is? Dan controleert een medewerker of dit klopt. 

Is er geen overtreding? Dan verwijderen wij de foto na 48 uur. Is er wel een overtreding? Dan zoeken wij in het kentekenregister van de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) wie de eigenaar van de auto is. De RDW houdt gegevens bij over voertuigen en kentekens. Daarna gebruiken wij de gegevens om een parkeerboete te sturen. Wij verwijderen jouw gegevens na 7 jaar. 

Vergunning aanvragen voor een evenement

Als je een vergunning aanvraagt voor een evenement, verwerken wij jouw contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Doet een stichting, vereniging of onderneming de aanvraag? Dan verwerken wij ook de naam van de organisatie en het zaakadres. Ook verwerken wij de gegevens over het evenement die je invult bij de aanvraag. 

Je deelt jouw gegevens met ons in het formulier. Wij beoordelen jouw aanvraag. Als dat nodig is, vragen wij extra informatie. Keuren wij de aanvraag af? Dan verwijderen wij jouw gegevens na 1 jaar. Keuren wij de aanvraag goed? Dan verwijderen wij jouw gegevens na 5 jaar. 

Bij een goedgekeurde aanvraag kunnen wij jouw gegevens delen met de politie, brandweer of omgevingsdienst. Dat doen wij alleen als dat nodig is. Deze organisaties kunnen de gegevens gebruiken om te controleren of je je aan de vergunning houdt. 

Subsidie aanvragen

Als je subsidie aanvraagt, verwerken wij jouw contactgegevens, IBAN, een kopie van jouw bankpas en extra gegevens die nodig zijn om de aanvraag te beoordelen. Bijvoorbeeld een begroting, projectplan of offerte. Subsidie is geld van de gemeente voor een activiteit of project. Vraag je subsidie aan voor een bedrijf, instelling, vereniging of stichting? Dan verwerken wij ook gegevens over die organisatie. 

Je vraagt subsidie aan via een webformulier. Daar deel je de benodigde gegevens met ons. Wij beoordelen jouw aanvraag. Wij kijken ook naar andere informatie die wij hebben. Bijvoorbeeld of je eerder subsidie hebt ontvangen. Ben je ondernemer? Dan kunnen wij gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) gebruiken. 

Wij verwijderen een afgewezen subsidieaanvraag na 5 jaar. Trek je de aanvraag in? Dan verwijderen wij jouw gegevens na 1 jaar. Keuren wij de subsidieaanvraag goed? Dan kunnen wij de gegevens delen met onze accountant of met de bank als dat nodig is. Wij verwijderen de gegevens van een goedgekeurde subsidieaanvraag na 10 jaar. 

Melding

Als je een melding doet, verwerken wij je e-mailadres, voor- en achternaam en telefoonnummer. Wij verwerken ook andere gegevens als je die in het formulier zet. Bijvoorbeeld het adres waar de melding over gaat of foto’s die je toevoegt. Doe je anoniem een melding? Dan verwerken wij geen persoonsgegevens over jou. 

Wij onderzoeken jouw melding met de informatie die je aan ons geeft. Volgt er geen handhaving? Dan verwijderen wij de melding met jouw persoonsgegevens 5 jaar na afronding van het dossier. Handhaving betekent dat de gemeente controleert of regels worden nageleefd en zo nodig optreedt. 

Volgt er wel handhaving? Dan kunnen wij jouw gegevens delen met andere organisaties, bijvoorbeeld de politie. Wij verwijderen jouw melding dan 10 jaar nadat het dossier is gesloten. 

Klacht

Als je een klacht indient, verwerken wij je contactgegevens, de gegevens die je met ons deelt in jouw klacht en gegevens over eerdere klachten. 

Je dient een klacht in via het formulier op de website. Wij nemen per e-mail of brief contact met je op. Je kunt daarop reageren. Wij bewaren jouw reactie en de gegevens die daarin staan. Wij kunnen je ook bellen over jouw klacht. Deel je tijdens het gesprek meer gegevens? Dan bewaren wij die gegevens als ze belangrijk zijn voor de behandeling van jouw klacht. Wij verwijderen jouw persoonsgegevens na 5 jaar. 

Als je bezwaar maakt tegen een besluit van de gemeente, verwerken wij je contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer. Ook verwerken wij andere gegevens die jij met ons deelt in jouw bezwaar. Denk bijvoorbeeld aan foto’s. 

Bezwaar maken betekent dat je laat weten dat je het niet eens bent met een officieel besluit van de gemeente. Je kunt bezwaar maken via het formulier op de website, per brief of bij het gemeenteloket. 

Wij onderzoeken jouw bezwaar. Daarbij bekijken wij ook gegevens die wij al hebben. Soms delen wij jouw gegevens met andere partijen. Bijvoorbeeld met een medisch adviseur of de Belastingdienst. Dat doen wij alleen als dit nodig is om jouw bezwaar te behandelen. 

Soms is een gesprek met jou nodig. Dat gesprek heet een hoorzitting. Tijdens een hoorzitting kun je extra informatie geven. Is die informatie belangrijk voor de beslissing? Dan gebruiken wij die informatie. Wij verwijderen jouw gegevens na 7 jaar. 

Als je solliciteert bij de gemeente Veenendaal, kunnen wij deze persoonsgegevens verwerken: NAW-gegevens, contactgegevens, andere persoonlijke gegevens over jouw loopbaan, opleiding en motivatie uit je cv en motivatiebrief, financiële gegevens en contractuele gegevens. NAW-gegevens zijn je naam, adres en woonplaats. 

Solliciteer je via de website? Dan vul je jouw gegevens in een webformulier in. Ook upload je jouw cv en motivatiebrief. Daarna geef je wel of geen toestemming om benaderd te worden voor andere vacatures binnen de organisatie. 

Wij verwerken jouw gegevens in ons online personeelsplatform. Dit is een clouddienst. Een clouddienst is een online opslagplek. Deze opslagplek wordt beheerd door een Nederlandse leverancier. Met deze leverancier heeft de gemeente een verwerkersovereenkomst gesloten. Een verwerkersovereenkomst is een afspraak over veilig en vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens. De gemeente blijft verantwoordelijk voor jouw gegevens. 

Word je niet aangenomen? Dan verwijderen wij jouw gegevens 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming gegeven om jouw gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures? Dan bewaren wij jouw gegevens 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure. Je kunt jouw toestemming binnen die periode intrekken. Word je wel aangenomen? Dan bewaren wij jouw persoonsgegevens tot 7 jaar na afloop van je contract. 

Wij gebruiken bij sollicitaties geen geautomatiseerde besluitvorming. Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat een computer automatisch een besluit neemt zonder dat een medewerker meekijkt. Alle sollicitaties worden door medewerkers beoordeeld. Jouw persoonsgegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij geven ze niet door aan derde landen. Derde landen zijn landen buiten de EER. 

Wij gebruiken jouw gegevens alleen voor het beheer en de controle van de sollicitatieprocedure. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is gerechtvaardigd belang. Rechtsgrondslag betekent: de wettelijke reden waarom wij persoonsgegevens mogen gebruiken. Gerechtvaardigd belang betekent dat wij een goede reden hebben om jouw gegevens te gebruiken voor de sollicitatieprocedure. 

De Rekenkamer Veenendaal doet onafhankelijk onderzoek naar het beleid van de gemeente. Onafhankelijk betekent dat de Rekenkamer zelf onderzoekt en niet namens een afdeling werkt. De Rekenkamer controleert bijvoorbeeld of gemeentelijk geld goed is besteed. Soms heeft de Rekenkamer jouw persoonsgegevens nodig. 

Wij gebruiken jouw gegevens alleen als dat nodig is voor een onderzoek. Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig. Meestal vragen wij de gegevens rechtstreeks aan jou. Bijvoorbeeld via een enquête of interview. Je kunt jouw toestemming voor het gebruik van deze gegevens altijd intrekken. 

Soms ontvangt de Rekenkamer gegevens van ons of van instellingen. Dit mag alleen als de Rekenkamer hiervoor een wettelijke taak heeft uit de Gemeentewet. De Gemeentewet is de wet waarin staat wat gemeenten en gemeenteraden moeten en mogen doen. 

Wij delen jouw gegevens niet met anderen, behalve als dit volgens de wet moet of nodig is voor het onderzoek. Helpt een extern bureau mee? Dan sluiten wij een overeenkomst die jouw privacy beschermt. 

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is voor het onderzoek. Uiterlijk 4 weken na publicatie van een onderzoek verwijderen wij jouw gegevens. Als het kan, maken wij jouw gegevens direct anoniem. Anoniem betekent dat niemand meer kan zien dat de gegevens over jou gaan. Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming. Dat betekent dat een computer geen besluit neemt zonder dat een medewerker meekijkt.