Vacature informatiebeheerder

Voor het team Informatisering en Automatisering zoeken wij twee informatiebeheerders.

36 uur per week

Ben je dienstverlenend ingesteld, krijg je energie van het contact met mensen en werk je graag mee aan het digitaliseren van onze bedrijfsvoering? Dan ben jij de collega die wij zoeken!

Het team

De gemeente Veenendaal zet grote stappen op het gebied van de digitalisering van haar bedrijfsvoering. In een overheidsorganisatie als de gemeente is de documentaire informatievoorziening en archivering een randvoorwaarde voor een goede informatievoorziening, naar zowel de burger als ook voor de interne bedrijfsvoering. De gemeente zal de komende jaren de documentaire informatievoorziening verder gaan digitaliseren en optimaliseren. Naast opslag van documenten in de diverse vak applicaties en het zaaksysteem Mozard, zullen dossiers ook opgeslagen worden in MS SharePoint. Op dit moment is Microsoft 365 deels uitgerold. Hierbij is MS Teams in gebruik en wordt die tevens gebruikt om documenten op te slaan en te delen. MS SharePoint zal het komend jaar worden ingericht en organisatie breed worden geïmplementeerd. 

Ook zal de gemeente een duurzaam digitaal archief (E-depot) in gebruik nemen. Een strategie wordt hiervoor verder ontwikkeld en op basis hiervan wordt een E-depot in gebruik genomen. Bij een volledige digitale documentaire informatievoorziening is optimale ondersteuning van de eindgebruikers en een goed ingericht beheer rand voorwaardelijk. We zijn daarom op zoek naar twee informatiebeheerders die hierbij een rol spelen.

Jouw rol

  • Opstellen richtlijnen en diverse procedures t.a.v. documentaire informatievoorziening.
  • Ondersteuning en advisering teamleiders en medewerkers bij het opslaan van documenten volgens de opgestelde procedures en richtlijnen. 
  • Ondersteuning en advisering postmedewerkers bij het toepassen van procedures.
  • Ondersteuning en advisering van de diverse functioneel applicatiebeheerders binnen de organisatie, waaronder van het zaaksysteem Mozard, diverse vak applicaties, MS Teams en MS SharePoint t.a.v. de opslag van documenten en goed documentbeheer in brede zin.
  • Voorlichtingsactiviteiten gemeentebreed over het vastleggen en bewaren van documenten. 
  • Beheer van het documentair structuurplan (I-navigator).
  • Advisering over het juiste gebruik van (huidige) mappenstructuren en monitoring hierop.
  • Advisering over inrichting MS Teams en MS SharePoint (structuur, werkwijzen, autorisatie, vernietigingsproces, overdrachtsproces, metadata).
  • Verzorgen van (thema) trainingen voor huidige medewerkers (1 x jaarlijks) en nieuwe (tijdelijke) medewerkers.
  • Adviseren en ondersteunen van de teamleiders en functioneel beheerders bij vernietiging en/of overbrenging naar het E-depot.
  • Doorvoeren van verbeterpunten die voortkomen uit de jaarlijkse risicoanalyse.

Jouw profiel

  • Je beschikt over minimaal een HBO werk- en denkniveau en hebt een relevante opleiding op het gebied van documentaire informatievoorziening en/of archivering.
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het beheer van documentaire informatiesystemen.
  • Je hebt ervaring binnen (lokale) overheidsorganisaties. 
  • Je hebt kennis en ervaring met MS SharePoint en bij voorkeur ervaring met de implementatie ervan.
  • Je hebt goede analytische vaardigheden, werkt gestructureerd en graag binnen een team. Je hebt doorzettingsvermogen, bent communicatief sterk en weet relaties te onderhouden. 
  • Je kunt zowel de organisatorische teams, individuele medewerkers als het management van de gemeente adviseren op het gebied van documentaire informatievoorziening. 
  • Je bent analytisch, nauwkeurig, vasthoudend en hebt overtuigingskracht.
  • Je bent een goede match met onze kernwaarden: samenwerken, toegevoegde waarde, energie/werkplezier en resultaatgerichtheid.

Ons aanbod

Invulling van de vacature Informatiebeheerder is op basis van een 36-urige werkweek. Je krijgt een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met bij goed functioneren omzetting naar een vast dienstverband. 

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 4.048,- bruto per maand (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Tijdens jouw sollicitatieprocedure kijken we naar je talenten, kwaliteiten en werkervaring en doen we je een passend voorstel.

Daarnaast bieden wij: 

  • Een individueel Keuze Budget - bundeling van het vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof - van circa 17,05% van je brutosalaris waarin je keuzes kunt maken die passen bij jou persoonlijke wensen en doelen.
  • Pensioenopbouw bij het ABP.
  • De keuze om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering. 
  • Een organisatie met veel ruimte voor ontwikkeling en beschikbaarheid over een bibliotheek met ruim 150 trainingen.
  • Een informele sfeer.
  • Ruimte om plaats- en tijd onafhankelijk te werken, thuiswerken en kantoortijden tussen 07.00 uur en 22.00 uur.

Solliciteren

Enthousiast? Solliciteer dan snel! Tot 8 februari 2021 kun je ons overtuigen met jouw motivatie en CV. Dit kan alleen via het online sollicitatieformulier.  

Vragen

  • Heb je vragen? Neem dan contact op met Ton Hazelhoff, afdeling P&O, via 06 43 49 33 64. Hij kan je meer vertellen over de functie en het team. 
  • Heb je vragen over het sollicitatieproces mail dan met team P&O via werken@veenendaal.nl.

Overige informatie

  • Wij nemen alleen sollicitaties in behandeling die binnen zijn gekomen via ons online sollicitatieformulier. 
  • Indien een geschikte kandidaat zich aanmeldt, wordt er direct een gesprek ingepland.
  • Vanwege de maatregelen rondom het Coronavirus werken de medewerkers van de gemeente Veenendaal momenteel zoveel mogelijk thuis. Door deze maatregelen worden de sollicitatiegesprekken waarschijnlijk online gevoerd. Als wij nader kennis met jou willen maken, dan laten wij jou dit zo snel mogelijk telefonisch weten op welke manier we dit willen doen.
  • Voor (nieuwe) medewerkers is een verklaring omtrent het gedrag (VOG) vereist. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Naar het overzicht