Subsidie vaststellen

Als je organisatie, instelling, of vereniging geld heeft gekregen als subsidie, moet je laten zien hoe je dat geld hebt gebruikt. Dit doe je door een aanvraag te doen voor het officieel 'vaststellen' van de gekregen subsidie.

Als je minder dan € 5.000 subsidie hebt gekregen, hoef je geen officiële aanvraag voor vaststelling te doen. Maar we kunnen wel vragen om een verslag waarin je vertelt wat je met het geld hebt gedaan. In de brief waarin staat dat je subsidie hebt gekregen (de subsidiebeschikking), staat hier meer informatie over.

Je moet een paar documenten toevoegen aan je aanvraag:

1. Een verslag: hierin leg je uit wat je hebt gedaan met de subsidie. Stel dat je geld hebt gekregen om een speeltuin op te knappen, dan vertel je in het verslag welke delen zijn opgeknapt en hoeveel kinderen ervan hebben genoten
2. Een financieel verslag (als het bedrag meer dan € 50.000 is): dit document laat zien hoe je het geld hebt uitgegeven. Bijvoorbeeld, als je geld hebt gekregen voor sportactiviteiten, vertelt het financiële verslag hoeveel is uitgegeven aan sportmateriaal, snacks en andere dingen
3. Een jaarrekening (als het bedrag meer dan € 50.000 is): dit is een overzicht van alle geldzaken gedurende het jaar. Als je subsidie hebt gekregen voor een feest, kan de jaarrekening laten zien hoeveel geld er is binnengekomen en waaraan het is uitgegeven
4. Een balans (als het bedrag meer dan € 50.000 is): dit geeft een beeld van hoeveel geld er op een bepaald moment is. Bijvoorbeeld, als je geld hebt gekregen voor tuinbenodigdheden, toont de balans hoeveel je hebt uitgegeven en wat nu nog aan spullen over is
5. Een verklaring van de accountant (als het bedrag meer dan € 50.000 is): dit is een officiële bevestiging van een accountant (iemand die administratie doet) dat alles klopt. Bijvoorbeeld, als je geld hebt gekregen voor kunstactiviteiten, zegt de accountant dat de uitgaven passen bij wat je hebt gedaan

In de brief waarin staat dat je subsidie hebt gekregen (de subsidiebeschikking), staan de regels waaraan je moet houden bij het laten zien hoe je het geld hebt gebruikt.